Cartórios: cada um tem sua função específica

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Muitos confundem as funções dos Cartórios de Notas com as dos Cartórios de Registro de Títulos e Documentos ou com as dos Cartórios de Registro Civil ou de Registro de Imóveis. Foto: Eugênio Gurgel/Divulgação
Muitos confundem as funções dos Cartórios de Notas com as dos Cartórios de Registro de Títulos e Documentos ou com as dos Cartórios de Registro Civil ou de Registro de Imóveis. Foto: Eugênio Gurgel/Divulgação
Registros equivocados em cartórios podem anular o ato ou não oferecer as garantias esperadas
Cartórios. A maioria da população desconhece como funcionam eles e quais são suas finalidades. Muitos confundem as funções dos Cartórios de Notas com as dos Cartórios de Registro de Títulos e Documentos ou com as dos Cartórios de Registro Civil ou de Registro de Imóveis, sendo que o correto é denominar Ofício de Notas ou Ofício de Registro de Imóveis, pois o vocábulo “cartório” consiste no local/prédio onde funciona. O resultado dessa falta de esclarecimento é que muitos registros são realizados de maneira equivocada, no Ofício errado, o que invalida o ato ou não permite que o registro ofereça as garantias esperadas, além gerar gastos expressivos que poderiam ser evitados.
Convenção   

 Por desconhecimento, muitas convenções de condomínio e suas alterações são registradas no Cartório de Registros de Títulos e Documentos, o que é errado. Tanto a convenção quanto suas alterações devem ser realizadas no Ofício de Registro de Imóveis, já que a convenção condominial regulamenta a propriedade dos condôminos e, por isso, deve ser registrada no Ofício de Imóveis para que qualquer um que vier a adquirir o imóvel saiba exatamente o que comprou e seus direitos e deveres.

Centenas de condomínios foram enganados por algumas pessoas que se diziam profissionais para elaborar a Rerratificação da Convenção. Após atualizar a Convenção, por ser ela falha e repleta de impropriedades e sem quórum legal, acabava sendo registrada no Ofício de Títulos e Documentos para dar a impressão de que está perfeita. Ocorre, que tal manobra decorre do fato de o Oficial de Registro de Imóveis ter rejeitado o registro da Rerratificação por ter diversos erros, sendo que até outubro de 2013 os Oficiais de Registro de Títulos e Documentos aceitavam tal registro, pois não analisavam seu conteúdo.

Para evitar a continuidade dessa irregularidade que visava iludir os condomínios a aceitarem convenção sem validade jurídica, vários Estados Brasileiros elaboraram seu Código de Normas para orientar os serviços notariais e registrais. Em Minas Gerais, no final de 2013, entrou em vigor o Código de Normas criado pela Corregedoria-Geral de Justiça de MG, por meio do PROVIMENTO Nº 260/CGJ/2013 que codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro, que consta a norma que determina que somente o Ofício de Registro de Imóveis pode registrar a convenção de maneira a verificar a sua validade:

Art. 358. A requerimento dos interessados, os Ofícios de Registro de Títulos e Documentos registrarão todos os documentos de curso legal no País, observada sua competência registral. § 1º. O interessado será informado, quando do requerimento, que o registro para fins de conservação não produzirá efeitos atribuídos a outros Ofícios de Registro, apondo-se no ato a seguinte observação: “Registro para conservação L. 6.015/1973, art. 127, VII”. 

§ 2º. […] § 3º.  Os documentos cujo registro obrigatório seja atribuição de outro ofício ou órgão só poderão ser registrados para fins de conservação após seu registro no respectivo ofício ou órgão.  […]

 Outras pessoas cometem o engano de achar que por se tratar de um condomínio comercial, a convenção do mesmo deve ser registrada no Ofício de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. Não existe diferenciação entre condomínio residencial e comercial para efeito de registro. A questão principal que deve ser levada em conta é a já citada anteriormente. Trata-se a convenção, seja de edifício residencial ou comercial, de um instrumento que regula a propriedade e por isso, também no caso dos edifícios comerciais, deve ser feito o registro nos Ofício de Registro de Imóveis.

Ainda no que diz respeito à questão da propriedade, a Escritura de Compra e Venda do imóvel deve ser realizada no Ofício de Notas e, logo após, deve ser levada para registro no Ofício de Registro de Imóveis. É sempre bom lembrar que só é dono do imóvel aquele que o registra e, enquanto o registro não é feito, a propriedade continua em nome do vendedor. 

 Regimento Interno e Atas de Assembleia

 Já o regimento interno dos condomínios, por não dizer respeito à questão da propriedade, mas sim à “vida comportamental” dos moradores dentro dos edifícios, pode e deve ser registrado nos Ofício de Títulos e Documentos. Também as atas das assembléias condominiais podem ser registradas neste mesmo Ofício. Contudo, há de se ressaltar que não existe a obrigação de registrar todas as atas das assembleias de condomínio, mas somente a que elegeu o síndico e as que tenham tratado de assunto relevante que seja importante perpetuar a informação, como por exemplo o resultado de um sorteio de vagas de garagem.

Para facilitar o entendimento sobre as funções de cada tipo de Ofício (mais conhecido como cartório), apresento abaixo, de forma resumida, a função de cada um:

Ofício de Notas: É onde são lavradas as escrituras públicas, testamentos, procurações, pactos antenupciais, realizados os reconhecimentos de firmas e outros.
Ofício de Registro de Imóveis: É onde se registram os imóveis e documentos relacionados à propriedade dos mesmos. Somente quando se registra a escritura pública de compra e venda do imóvel neste ofício a pessoa passa realmente a ter a propriedade do mesmo. Ainda, é importante este ofício, porque é o local onde as pessoas conseguem obter informações seguras sobre a situação jurídica dos imóveis.

Ofício de Registro Civil das Pessoas Jurídicas: Registram-se neste ofício os contratos, estatutos ou os atos constitutivos das associações, das sociedades, das fundações, das organizações religiosas e dos partidos políticos, para que possam adquirir personalidade jurídica.

Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais: Faz o serviço de registro das pessoas naturais, principalmente de nascimento, casamento e óbito. Fornece, ainda as certidões de separação, divórcio, emancipação, interdição e outros.
Ofício de Registro de Títulos e Documentos: Cuida principalmente do registro de contratos que têm como objeto bens móveis. Ainda, realiza o registro de toda documentação que não pode ser registrada em outros tipos de ofício.

Kênio de Souza Pereira. 

Presidente da Comissão de Direito Imobiliário da OAB-MG.

Conselheiro da Câmara do Mercado Imobiliário de MG e do Secovi-MG.

Professor da pós-graduação da Escola Superior de Advocacia da OAB-MG  (ESA-OAB).

Diretor da Caixa Imobiliária Netimóveis.

Tel. (31) 3225-5599 – e-mail –keniopereira@caixaimobiliaria.com.br

www.keniopereiraadvogados.com.br 

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Kenio Pereira
Kênio de Souza Pereira Presidente da Comissão de Direito Imobiliário da OAB-MG Diretor da Caixa Imobiliária Netimóveis – BH-MG Conselheiro da Câmara do Mercado Imobiliário e do SECOVI-MG Representante em MG da Associação Brasileira de Advogados do Mercado Imobiliário Árbitro da Câmara Empresarial de Arbitragem de MG (CAMINAS) e-mail: keniopereira@caixaimobiliaria.com.br – tel. (31) 3225-5599.