A arte de realizar uma assembleia e redigir sua ata

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Assembleia Geral de CondomínioCom o aumento do número de condomínios, as dúvidas e conflitos têm crescido na mesma proporção, criando situações desgastantes que, à s vezes, acarretam a mudança do condômino e até a venda da unidade. 

 

 Em muitos casos, a realização de uma assembleia geral é sistematicamente evitada, por representar um verdadeiro -“martírio” para os síndicos. Muitas vezes, nestas assembleias, acontecem cenas típicas de uma -“arena de guerra”, onde, devido à  falta de diálogo, ofensas e brigas se tornam comuns e boas amizades são rompidas, o que acaba motivando o esvaziamento das mesmas.

O que é uma assembleia? -” Trata-se de reunião de pessoas com interesses comuns, devidamente convocada, com a finalidade de discutir determinados assuntos e deliberar, conjuntamente, sobre eles. Deve ser preparada com antecedência, especialmente quando tratar de temas complexos, que exigem estudos prévios.

 Apesar de abordar questões que envolvem interesses comuns, conciliar numa assembleia dezenas de pessoas com culturas, conceitos e valores diferentes é tarefa das mais difíceis. É preciso que os participantes tenham em mente que ideias podem chocar-se, mas as pessoas não!

Nestas reuniões, é comum a presença de poucos condôminos e, até mesmo, a lista de presença não conferir com o real número de pessoas presentes. Para se evitar dúvidas sobre quem participou da assembleia, é conveniente exigir a assinatura no livro de presença logo na entrada do local onde será realizada a reunião.

Contudo, apesar destes problemas, consiste ilegalidade a tentativa do síndico tentar substituir a assembleia por lista de assinaturas colhidas de porta em porta, visando à  aprovação de alguma pretensão.

Como as assembleias devem ser convocadas? -” As assembleias devem ser convocadas através de edital. Este é um instrumento utilizado para convocar todos os condôminos para comparecerem à  reunião, devendo ser divulgado conforme a convenção, observando o prazo de antecedência ali estipulado. Deve ser redigido de forma clara e objetiva e conter os assuntos que serão tratados, para que os condôminos possam sabê-los antecipadamente, se preparando e optando por comparecer ou não.

É importante lembrar que é vedado, na assembleia, tratar de assunto relevante não mencionado no edital ou camuflado sob a categoria -“assuntos gerais”. Da mesma forma, não se pode discutir tópico sem que haja quórum legal para aprová-lo.

 Registro da ata assembleia  -” A assembleia é registrada através de ata. A ata é o registro por escrito, contendo todo o conteúdo exato e metódico de um fato recém-ocorrido, sendo este uma assembleia ou reunião de entidade de qualquer espécie que tenha por fim registrar as resoluções tomadas relativas ao ocorrido.

É fundamental que se conste na ata os nomes do presidente, do secretário e dos presentes à  assembleia, além da data da realização da mesma; o local; a convocação prévia ou determinação estatutária; os assuntos discutidos, a votação e as deliberações tomadas.

As deliberações devem ser decididas por votos dos seus membros presentes, sendo importante constar o nome do presidente da Assembleia e do secretário que redigiu a ata. Isto posto, faz concluir que a ATA retrata as resoluções que ocorrerem há pouco, relativas ao tempo presente, e não com um lapso temporal já decorrido, prestes a caracterizá-lo como um relato de um fato passado.

Ocorre que, a maioria dos condomínios tem o vício de fazer um -“rascunho” dos fatos tratados para, posteriormente, elaborar a -“ata”, atitude essa totalmente irregular e amadora. É natural que a pessoa que redige a ata, após algum tempo, acabe por deixar de colocar várias expressões ou frases, à s vezes por considerá-las inconvenientes, desnecessárias ou até por ferir seus interesses, possibilitando fraudes que podem anulá-la.

A ata feita posteriormente, ao ser lida, é geralmente contestada em algum ponto, sendo irregular a -“emenda” ou -“aditivo” inserido após os participantes terem assinado. O correto é redigi-la no momento exato da reunião, devendo a mesma ser lida antes de ser assinada pelos presentes, como ocorre nos processos judiciais.

Outro problema ligado à  ata da assembleia é a assinatura de condôminos inadimplentes. O art.1335, III, do Código Civil, determina que somente poderá participar e votar nas assembleias o condômino que estiver em dia com o pagamento das taxas condominiais.  O descumprimento deste artigo pode gerar a nulidade da votação. Outros fatores que podem gerar a nulidade são a redação confusa, com excesso de rasuras, borrões, elaboração de texto deixando espaços nos finais das linhas ou mesmo saltando-as, a falta de identificação dos subscritores com a indicação precisa das unidades, bem como a inobservância do prazo legal entre a convocação e a data da realização da assembleia.

Diferença entre ata e relatório -” Ainda entre os erros que podem anular a ata, o mais comum é o erro na contagem dos votos para iniciar a discussão de um item da pauta, bem como para aprovar ou não as questões discutidas, ou seja, como se apura, numa votação, a maioria qualificada, absoluta, simples/relativa ou ocasional.

Qual o quorum que irá prevalecer? O do Código Civil ou o da convenção? Certamente, sabendo a resposta, não haverá risco de a deliberação ser discutida em juízo e nem do condomínio não conseguir receber a taxas extras, criadas para cobrir despesas extraordinárias.

É preciso também que os condôminos saibam diferenciar a ata de um relatório. O relatório prevê um fato passado, ocorrido, pois tem por fim expor o feito, esclarecer os principais fatos, argumentos e decisões referentes à  questão já pretérita. Por isso, cabe ao condomínio deixar de fazer relatórios como se fossem atas.

A verdade é que, estes e outros problemas, relacionados aos condomínios, são agravados pela péssima redação das convenções, pela intransigência de alguns que se posicionam sobre o que não têm conhecimento, pela falta de hábito em debater ideias, pela postura de se exigir do síndico conhecimentos de um expert e pelo vício dos condomínios em rejeitar consultoria jurídica para assuntos específicos, numa área em que até especialistas têm dificuldade em resolver tais questões.

Kênio de Souza Pereira (*) 

(*) Diretor da Caixa Imobiliária

 

Consultor Jurídico do SECOVI-MG – Sindicato do Mercado Imobiliário de Minas Gerais e da Câmara do Mercado Imobiliário; Representante em MG da ABAMI – Associação Brasileira de Advogados do Mercado Imobiliário; Professor do MBA em Mercado Imobiliário da FEAD

àrbitro da Câmara Mineira de Mediação e Arbitragem – CAMINAS

Colunista e consultor de direito imobiliário da Rádio Justiça do Supremo Tribunal Federal

e-mail: keniopereira@caixaimobiliaria.com.br – (31) tel. 3225-5599

  • Marza Penha Gabriel

    Solicitei a minha Síndica a Ata da última reunião no dia 29.12.12 e até hoje 12.01.12 só obtive pedidos para que eu tenha paciência em esperar a ata ser feita e registrada.
    A reunião foi no dia 20.12.12 quanto tempo tenho quenho que ficar esperando?
    Desde já fico grata.

  • Leda Amorim

    Estou pesquisando sobre uma ata realizada em meu condomínio, avaliando alguns procedimentos e,registros que não me parecem corretos. Encontrei esta pagina que me ajudou a dirimir duvidas. Adorei. Foi muito útil.
    Obrigada.